El Control Interno es la base donde descansan gran parte de las actividades y operaciones del hotel, y está diseñado para facilitar la consecución de los siguientes objetivos: la eficacia y las eficiencias de las operaciones; la confiabilidad de la información financiera; y el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas internas. Dicho proceso es ejecutado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal del hotel, por lo que todas las áreas del hotel deben contar con este tipo de controles, desde la reservación de las habitaciones hasta el mantenimiento, brindando así un grado de seguridad razonable a la conducción del negocio.
Un Sistema de Control Interno consta de los siguientes objetivos:
- Proteger sus activos contra despilfarro, fraude o ineficiencia.
- Asegurar la exactitud y confiabilidad en los datos contables y operacionales.
- Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía.
- Evaluar en forma permanente el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa.
- Permitir la preparación de Estados Financieros ajustados a las normas de información financiera.
Entre los principios básicos del control interno está el impedir que una sola persona maneje todas las fases por las cuales pasa una transacción, desde el principio hasta el final. Cuando las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o más empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra.
La eficiencia del control interno dependerá del conocimiento que los empleados tengan de los procedimientos y las políticas de la empresa, por lo que, primordialmente, requiere de empleados competentes en todas las áreas.
¿Cómo se hace una revisión de control interno de una organización? Para lograr un mejor control se parte de la elaboración de un mapa de riesgos, ya que conociendo los mismos se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos. Existen diferentes tipos de mapa de riesgos: los preventivo/correctivos; los manuales/automatizados o informáticos; y los gerenciales o directivos. Posteriormente, se debe dar un seguimiento permanente a dichos reportes, de manera que resulten medibles.
Es recomendable contar con un “Manual de control interno”, el cual sirve como un medio de consulta permanente para las personas encargadas de la operación, teniendo a su alcance el conocimiento de las políticas, procedimientos y tareas específicas a desarrollar.
¿Quién debe realizar la inspección del control interno de una organización? Generalmente se requiere de una persona que no esté relacionada directamente con el proceso de las funciones de la empresa, por lo que esta función es llevada a cabo casi siempre por un auditor externo o personal corporativo.
¿Qué se recomienda para lograr un mejor manejo del control interno de una organización? Se recomienda realizar revisiones periódicas de los siguientes rubros:
a) Efectivo en caja y bancos
- Realice resguardos de caja chica y arqueos también de los procesos de venta de divisas, por lo menos tres veces al mes y sorpresivos.
- Haga una revisión quincenal de conciliaciones bancarias, analizadas y depuradas, su elaboración no debe exceder de más de un mes.
b) Cuentas por cobrar
- Realice arqueo de la cartera, tanto nacional como extranjera.
- Haga una revisión de cobros vs depósitos en bancos.
- Realice una revisión de tarifas y cruce vs la facturación y contrato con los clientes
c) Proveedores
- Realice revisión de facturas vs registro del pasivo en libros
- Revisión de los requisitos fiscales
- Revisión de contratos de pagos de servicios
- Verificar que los cheques sean para abono en cuenta
- Sello de pagado en la factura
- Soporte documental (requisición de compra, o. de compra, entrada al almacén, salidas en especie).
- Revisión de cheques detenidos en caja por períodos no mayores a lo establecido en la política
Estos son algunas estrategias que, aplicables con regularidad, pueden ayudarle a mantener un mejor control interno en su hotel. Lo importante para que ello sea eficaz es su aplicación regular y el seguimiento por parte del Director del hotel, quien en determinado momento deberá tomar acciones sobre los puntos críticos.
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